Projektleitung in der Digitalisierung – Chaos ist vorprogrammiert

Veröffentlicht am 18.04.24

Oder: Wenn freischaffende Künstler das Projektmanagement bestimmen

Wer in Digitalisierungsprojekt startet, der nimmt an, dass der Anbieter, der die Implementierung betreut, gut organisiert ist. Stimmts?
Auch nimmt man an, dass alle Projektleiter nach der gleichen Vorgehensweise arbeiten. Stimmts?
Schließlich haben die ja schon hunderte Projekte „erfolgreich“ durchgeführt. Stimmts?

Und schon wurde einer der gravierendsten Fehler bei derartigen Projekten gemacht: eine Annahme (oder gar mehrere)

Eines habe ich schnell gelernt: Wer eine Annahme macht, der hat bereits verloren.

Die Erwartungshaltung eine funktionierenden und effizienten Projektleitung auf Annahmen zu basieren, ohne diese im Detail zu prüfen ist

Dieser Blog widmet sich dem Chaos, das bei den meisten Software-Anbietern herrscht, wenn es um das Thema Projektmanagement geht, bei dem der Anbieter seine „frei schaffenden Künstler“ auf die Kunden loslässt.

Wenn Ihr Projekt am Ende nicht so aussehen soll, müssen Sie selber Projekt-Management fit sein!

Der „Einäugige unter den Blinden“

Mahl ehrlich. Wenn man gerade viel Geld im Rahmen eines Digitalisierungsprojektes ausgegeben hat, dann erwartet man doch auch, dass man einen kompetenten und erfahrenen Projektleiter bekommt.
Schließlich gibt es das Anbieter-Unternehmen ja bereits seit Jahrzehnten mit hunderten Installation. Die haben Erfahrung, haben die gesagt.
Die haben eine Einführungsmethodik, haben die uns klargemacht.
Wir selber, als Anwender-Unternehmen machen ja, z.B. so eine ERP-Einführung nur alle 10 bis 15 Jahre. Da verlassen wir uns schon auf den Anbieter.
Aber bedeutet das auch, dass wir dann „verlassen“ sind?

Leider wird die Unwissenheit und auch die Unfähigkeit vieler Kunden von Anbieter-Unternehmen ausgenutzt, um einen auf „dicke Hose“ zu machen.
Man stellt sich als den „Herrn aller Reußen“ ins beste Licht. Doch wenn das Projekt losgeht, kommt schnell die Wirklichkeit zum Tragen.
Die schaut, ob nicht so rosig aus, wie der Vertrieb es gerade noch beschrieben hat. Und in den Hochglanzbroschüren war davon auch nichts zu lesen.

Am Ende stellt sich heraus, dass die Projektleitung auch nur den „Einäugigen unter den Blinden“ darstellt und man sich irgendwann fragt, ob das Vertrauen nicht ein bisserl zu intensiv war.

Das nachfolgende Beispiel aus einem echten Kundenprojekt zeigt ganz eindeutig auf, dass man verlassen ist, wenn man sich auf andere verlässt.
Man sollte also nie der Blinde sein, der sich vom Einäugigen führen lassen will. Das geht nämlich allzu oft in die Hose.

Meistens ist der Projektleiter des Anbieters nur der Einäugige unter den Blinden!

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Nein, kein „heiteres“ Beruferaten, sondern ein „trauriges“ Beraterraten

Es war einmal. So gehen eigentlich Märchen los. In diesem Fall ist wohl eher der aktuelle Fall bei einem meiner Kunden in der Implementierung.

Wenn man mich fragt, dann habe ich durchaus klare Vorstellungen, wie man ein Projekt leitet und welche Tools wie zum Einsatz kommen sollten.
Komischerweise scheint bei allzu vielen Unternehmen, wie auch in diesem Fall, der „freischaffende Künstler“ zum Zug zu kommen.

Liegt es an der Inkompetenz der Chefs, der Personalsituation (wir nehmen jeden, egal was er kann) oder am Peter-Prinzip (jeder wird so lange befördert, bis er die Stufe der Unfähigkeit erreicht oder er überspringt sie)

In Deutschland sagt man dazu auch, den „Bock zum Gärtner machen“. Und Mann-o-Mann, habe ich viele „Böcke“ in meinem Leben in Projekten gesehen.

Wer dann als Kunde nicht in der Lage ist, den Bock vom Gärtner unterscheiden zu können oder „glaubt“ dass es schon funktionieren wird, der hat ein Problem.
Es ist deswegen wichtig, die Fähigkeit zu haben, das richtige „Schweinderl“ zu wählen. Ansonsten gibt es eine riesige „Sauerei“ im Projekt!

So wie in diesem Fall beschrieben. Wo Sie sich am Ende die Frage stellen, welchen Projektleiter Sie gerne hätten!

Projektleiter A – wird zu Beginn vorgestellt.
Es ist ein externer Mitarbeiter des Anbieters (schon mal fragwürdig). Am liebsten macht er seine Projekte total „agil“ (wie sich herausstellt, wohl eher chaotisch). Aufgabenmanagement gibt es nicht (E-Mails in MS-Outlook ® reichen). Mit Projektmanagement Plattform oder gar Sharepoint hat er gar nichts am Hut.

Projektleiter B – ersetzt nach kurzer Zeit Projektleiter A, der zu einem anderen Kunden (wo plötzlich alles kurz vor Go-live schiefläuft) wieder zurückgerufen wird. Er hält von Projektplänen z.B. auf MS Project ® Basis gar nichts. Den vorgeschlagenen lehnt er ab und kommt mit einer MS-Powerpoint ® mit „gemalten“ Pfeilen und Meilensteinen an und einem MS-Excel ® basierten Projektplan, der nach „Gutdünken“ gepflegt wird und nicht einmal alle zukünftigen Projektschritte und Aufgaben enthält.

Zur Arbeit mit der Anbieter Sharepoint Plattform muss man ihn „zwingen“, was wiederum dazu führt, dass Aufgaben kaum gepflegt werden, und man nach ca. 8 Monaten gerade mal ca. 60 dieser Aufgaben angelegt hat. 40+ sind davon offen und ohne weitere Kommentare.
Eine Agenda für Termine inkl. Zielsetzung gibt es nicht, also auch kein Ziel Controlling. Das vertraglich vereinbarte Lastenheft interessiert ihn nicht. Vielmehr schlägt er vor, dies nochmal neu zu beantworten und dann mit diesem Antworten (allesamt negativer für den Kunden) zu arbeiten. Anscheinend hat der Vertrieb etwas „übertrieben“, besonders bei den Fähigkeiten der Funktionsabbildung im Standard.

Bei Diskussion hat immer der Projektleiter recht und die Ängste des Kunden und die Bedenken der Projektleitung dort werden einfach abgewiegelt.
Alles in allem ein totaler Chaot, der aber von sich denkt, das Genie aller Genies im Bereich der Projektleitung zu sein.

Projektleiter C – ersetzt nach ca. 8 Monaten Projektleiter A, der zu einem ganz besonders wichtigem Projekt ins Ausland vom Vorstand abberufen wird. Welche Fähigkeiten das Projekt zum Erfolg führen soll, kann man sich nach der vorherigen Schilderung schon fragen.

Jetzt aber kommt die Überraschung. Er findet das Managen von Aufgaben essenziell für das Projekt. Protokolle sind für ihn direkt beim Meeting wichtig. Das Lastenheft ist gar kein Thema und plötzlich sind wir so ungefähr in allen Bereichen einer Meinung, was das erfolgreiche Projektmanagement angeht.
Warum nicht gleich so.

Da fragt man sich schon: „Wie zur Hölle kann es sein, dass im gleichen Unternehmen, im gleichen Projekt 3 Projektleiter auftauchen, die 3 verschiedene Vorgehensweisen haben, wo, aus meiner Sicht, nur eine davon den Erfolg des Projektes kontrolliert gewährleisten kann.“

Deswegen die Frage: Welches „Schweinderl“ hätten SIE denn gerne? A, B oder C?

Das „kleine“ 1 x 1 im Projektmanagement ist eigentlich ganz einfach

Für ein erfolgreiches Projektmanagement braucht es:

Erfahrene Projektleiter, die Methoden nachweislich praktizieren (Referenzen)
Die Unterstützung durch die richtigen Projekt-Management-Tools (präsentieren lassen)

Wichtig dabei ist: Nichts glauben, sondern alles prüfen. Wenn man selber „blind“ ist, sich jemand suchen, der einem hilft besser zu sehen.

Mehr zu den genannten Themen findet man auch in vorhergehenden Blog-Beiträgen, wie z.B.

Wenn Agilität ins Chaos führt oder Aufgabenmanagement by Excel ® oder Outlook ® ist keine Option.

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