Kostenkontrolle in Digitalisierungsprojekten – Bei Fehlern droht „Verarmung“

Die digitale Transformation hat Unternehmen auf der ganzen Welt dazu veranlasst, ihre Geschäftsprozesse zu überdenken und modernisieren. Doch mit den Vorteilen der Digitalisierung gehen auch finanzielle Risiken einher.

In diesem Blogbeitrag zeige ich auf, wie wichtig die Kostenkontrolle in jedem Digitalisierungsprojekt ist, ganz gemäß der Devise: Vertraue nur dir selbst!

Denn wer das nicht tut, dem droht nicht nur ein leerer Geldbeutel, sondern im schlimmsten Fall der Bankrott.

Und, wann wäre Ihr Projekt-Geldbeutel leer, wenn Sie nicht richtig rechnen?

Die Versuchung der Technologie

Die Welt der Technologie bietet eine schier endlose Palette von Lösungen, die Unternehmen dabei unterstützen können, ihre Prozesse zu optimieren und ihre Effizienz zu steigern. Doch jedes neue Tool, jede Software und jede Plattform bringt auch Kosten mit sich – sei es in Form von Lizenzen, Implementierungskosten oder laufenden Gebühren.

Unternehmen, die in das aufregende Terrain der Digitalisierung eintreten, könnten in der Euphorie über die Möglichkeiten leicht die Kostenkontrolle aus den Augen verlieren. Schließlich vertrauen sie ja dem Softwareanbieter, der anscheinend viel Erfahrung hat und die Kosten schon transparent aufzeigen wird. Aber stimmt das wirklich?

Die Bedeutung der Kostenkontrolle

Kostenkontrolle ist mehr als nur ein Buchhaltungsprozess. Es ist der Schutz vor finanziellen Engpässen, der Erhalt der Rentabilität und die Sicherstellung, dass die Technologieinvestitionen tatsächlich einen Mehrwert für das Unternehmen bieten.

Ein unkontrollierter Anstieg der Technologiekosten kann die Gesundheit eines Unternehmens beeinträchtigen und sogar zu Projektabbrüchen, im schlimmsten Fall sogar zum Konkurs führen.

Am Anfang war die Ausschreibung

Die reine Kontrolle der vertragsgemäß vereinbarten Kosten bedeutet lediglich das „Übel“ das vereinbart wurde zu kontrollieren.
Wer aber seine Anforderungen schwammig formuliert hat, keine Struktur der Kosten hat, keine Ahnung was alles später als Kosten und Nebenkosten auf einen zukommt, der hat ein echtes Problem.

Den letzten „Blutstropfen“ bei der Verhandlung herausholen kann echt teuer werden

Umso größer der Kunde, umso mehr wird der Einkäufer vorgeschickt um einen „guten Deal“ auszuhandeln. Manchmal geht dieser aber, in seiner Euphorie und dem möglicherweise damit verbundenen Bonus ein bisserl zu weit. Und dann wird es teuer, anstatt billig.

Wenn Ihr Anbieter nach der Verhandlung so aussieht, heißt es: Aufgepasst.
Wetten, dass er sich die heraus geprügelten Kosten doppelt und dreifach zurückholt?

Hier einige, sehr beliebte Potenziale um mehr Geld als verhandelt bei Ihnen abzuschöpfen:

Problem: Zeiterfassung

Wie lange hat der Anbieter gebraucht? Gerade bei Tätigkeiten, die nicht vor Ort stattfinden ist es eine reine Vertrauenssache, oder? Das muss nicht sein, denn man kann auch die Zeiten täglich erfassen. Entweder mit Start und Ende oder mit einer Gesamtzeit. Dafür gibt es tolle digitales Systeme, die aber erstaunlicherweise nicht von allen Softwareanbietern eingesetzt werden. Warum nur?

Bei Ihnen vor Ort könnten Sie übrigen die Mitarbeiter der Softwareanbieter höflichst bitten doch zu stempeln wie alle anderen.

Problem: Genauigkeit der Zeiterfassung

Wie wird denn erfasst? Auf die Minute genau, 5-Minuten genau, viertel- oder halbstündlich oder gar jede angefangene Stunde?
Die möglichen Auswirkungen kann man sich selber ausrechnen, wenn der Anbieter etwas „ungenauer“ die Zeiten erfasst. Dabei sollte man sich die Frage stellen, warum eigentlich?
5 Minuten genau sollte es schon sein. Aber darüber birgt es das Potenzial hier unnötig Geld abzuschöpfen, ganz nach dem Motto „bei 250 Tagen, jeden Tag 10 Minuten zu viel sind das keine Peanuts mehr“ (einfach mal selber ausrechnen, außer Sie arbeiten bei der Deutschen Bank)

Problem: Immer wieder das Rad neu erfinden

Wenn der Softwareanbieter in der Vertriebsphase mit seinen Hunderten von Implementierungen prahlt, dann sollte man sich fragen, warum die Vorbereitung eines Kickoffmeetings stundenlang dauert, alle Auswertungen individuell erstellt, Checklisten neu erfunden, Projektpläne von Grund auf entwickelt oder Formulare völlig individuell erstellt werden müssen.
Wer für eine solche „Beschäftigungstherapie“ des Softwareanbieters voll bezahlt, ist selber schuld.
Erwarten Sie mehr fertige und vorgefertigte Unterlagen, Informationen etc., die sind nämlich vorhanden!

Problem: Keine Erfassung und Budgetüberwachung auf Detailkostenbasis

Wer einfach nur 100 Tage Implementierung beauftragt, sollte sich fragen, wie er überhaupt ein Budget überwachen will. Denn z.B. ein ERP Projekt besteht aus Schulung, Entwicklung, Datenmigration, Beratung, Testen, Abnahme und noch so einigem mehr.
Wie zum Teufel sollen Sie dann mitbekommen, dass die Datenmigration bereits 50 % der Kosten aufgefressen hat und der Rest so eigentlich gar nicht mehr umgesetzt werden kann? Genau: GAR NICHT!

Wer in Projekten keine Kostenprojektionen hat, der kann auch gleich zum Wahrsager gehen.
Die Kosten-Vorhersagen werden ähnlich genau sein!

Problem: Keine Kosten-Projektion

Wenn Sie bereits 50 % des Budgets verbraucht haben, aber das Gefühl sich einschleicht, dass Sie erst 10 % der Arbeit erledigt haben, dann haben Sie ein Problem.
Leider gibt es so gut wie keinen Softwareanbieter, der das gut kann oder in den eigenen Systemen unterstützt.
Besonders lustig wird es dann, wenn der Anbieter meint „wir arbeiten ja agil, da geht das nicht“. Ganz nach dem Motto „es kostet halt, was es kostet“.
Würden Sie so mit Ihrem privaten Geld umgehen, z.B. wenn Sie ein Haus bauen? Echt jetzt, war Ihre Antwort gerade Ja oder Nein?

Problem: Nebenkosten

Haben Sie in Ihrem Budget hochgerechnet, wie viele Anreisen, Übernachtungen, Spesenpauschalen etc. im gesamten Projekt geplant sind? Nein? Ups, dann stellen Sie sich auf eine interessante Kostenüberraschung ein.
Wer jetzt mit der Ausrede kommt „das machen wir ja alles remote“, dem ist nicht klar, dass derartige Projekte mit Menschen gemacht werden, die nicht nur Anweisungen aus der Ferne erhalten sollten, sondern mit denen man auch persönlich interagieren sollte. Außer Sie behandeln diese gerne wie „Maschinen“ dann passt das natürlich so.

Die „Remote“ Karte wird übrigens gerne als Ausrede gezogen, wenn man beidseitig dieses Budget vernachlässigt hat, um so zu tun, als ob es ohnehin immer so geplant war.

Problem: Unübersichtliche Zuordnung von Leistungen und eine Überschwemmung mit Rechnungen

Haben Sie schon einmal eine Rechnung gesehen, bei der Ihnen gar nicht klar war, wo ins Budget die nun hereinpasst? Willkommen im Club. Deswegen sollte man sich durchaus mal im Vorfeld Beispielrechnungen zeigen lassen, um dies frühzeitig zu monieren.
Auch der Abrechnungsintervall spielt eine Rolle, von täglich über wöchentlich oder gar monatlich ist alles drin. Wenn der Anbieter was „vergisst“ dann auch ein bisserl später.

Ob Schlampigkeit, Unfähigkeit oder Vorsatz, die Rechnung einfach durchzuwinken, nur weil man es selber nicht blickt und keine Blöße zeigen will oder weil man ja eh erst am Anfang des Projektes steht, ist keine gute Entscheidung.

Die Sparschweine in vielen Unternehmen sind leer. Was passiert dann bei Kostenüberschreitungen?

Fazit

So, das sollte erst einmal reichen, um Ihnen klarzumachen, wie wichtig die Budgetplanung und die damit verbundene Kontrolle ist. Wobei es noch ca. ein Dutzend weitere Stellschrauben gibt, welche man berücksichtigen sollte, wenn man nicht von einer massiven Kostenüberschreitung „überrascht“ werden will, die Sie als Verantwortlichen und sicher auch das Projekt am Ende in den Abgrund reißen.

Damit Ihnen das nicht passiert, sollte es durchaus erwogen werden sich, auch in diesem Kontext, externe Hilfe zu holen. Lohnen tut sich das allemal.

Einfach ein erstes, kostenfreies Gespräch vereinbaren. Hier im Link: Zur Terminanfrage geht’s hier in Link.

Kontrolle immer behalten! Dann wird die Digitalisierung zum Mehrwert und nicht nur zur Last.

Bildquellen: unsplash