Dokumentation: die Gewinnerkarte im Digitalisierungsprojekt-Poker

Die Gewinnerin freut sich!

Die heutige Geschäftswelt ist von Technologie durchdrungen und Unternehmen jeder Größe setzen auf Digitalisierungsprojekte, um wettbewerbsfähig zu bleiben. Von der Automatisierung von Geschäftsprozessen bis hin zur Einführung von künstlicher Intelligenz – die Digitalisierung bietet eine Fülle von Möglichkeiten. Doch inmitten dieses technologischen Fortschritts gibt es eine entscheidende Komponente, die oft übersehen oder vernachlässigt wird: die Dokumentation.

In diesem Blog-Beitrag will ich Ihnen die Notwendigkeit und den damit verbundenen Mehrwert einer guten Dokumentation verdeutlichen.

Projekt erledigt, hier ist die Dokumentation!

Alle kennen sicher den Spruch „wer schreibt, der bleibt“. Aber immer weniger Anwenderunternehmen sehen dies als notwendig an. Der Aufwand und der zum Zeitpunkt der Erstellung gesehene Mehrwert scheint in keinem Verhältnis zu stehen.
Da nimmt man schon mal gerne den Weg des geringsten Widerstandes und dokumentiert einfach nicht oder nur rudimentär.

Aber sind Unternehmen gut beraten, wenn man sich auf andere verlässt, ohne zu wissen, was vereinbart wurde, was passiert ist und warum? Die Frage sollte sich jeder eigentlich selber sehr einfach beantworten können.

Stellen Sie sich vor, Ihr Unternehmen hat gerade ein aufregendes Digitalisierungsprojekt abgeschlossen. Neue Software wurde implementiert, Prozesse wurden optimiert, und die Effizienz hat einen Sprung gemacht. Alles scheint perfekt zu laufen. Doch dann tritt ein unerwartetes Problem auf. Die neue Software stürzt ab, und niemand im Team weiß, wie das Problem behoben werden kann. Oder noch schlimmer: Der Mitarbeiter, der das Projekt geleitet hat, verlässt das Unternehmen, ohne sein Wissen zu teilen. Plötzlich steht das Unternehmen vor einem ernsthaften Problem.

Hier kommt die Bedeutung der Dokumentation ins Spiel. Wenn ein Digitalisierungsprojekt nicht ordnungsgemäß dokumentiert wird, kann dies zu verheerenden Konsequenzen führen:

Wissensverlust und Nachvollziehbarkeit

Mitarbeiter kommen und gehen. Ohne angemessene Dokumentation gehen wertvolle Erkenntnisse und Informationen verloren. Das Rad wird immer wieder neu erfunden, was Zeit, Ressourcen und Geduld verschwendet.

Zum anderen ist es, aufgrund fehlenden Wissens, meist gar nicht mehr nachvollziehbar warum gewisse Entscheidungen so getroffen wurden. Besonders wenn etwas schiefläuft, geht die Fingerzeigerei los und keiner will es gewesen sein.

Problembehebung und Wartung

Technische Probleme sind unvermeidlich. Ohne klare Dokumentation ist die Fehlersuche zeitaufwendig und frustrierend. Gut dokumentierte Projekte ermöglichen es, schnell zu identifizieren, was schiefgelaufen ist, und die Probleme effizient zu beheben.

Skalierbarkeit

Wenn ein Projekt erfolgreich ist, möchten Unternehmen oft skalieren. Ohne Dokumentation wird die Skalierung jedoch zum Albtraum. Dokumentation stellt sicher, dass andere Teams oder Abteilungen nahtlos auf das Projekt aufbauen können.

Kontinuität

Dokumentation sorgt für Kontinuität. Wenn das ursprüngliche Team nicht mehr verfügbar ist, können neue Mitglieder leicht in das Projekt einsteigen und den Fortschritt aufrechterhalten.

Dies gilt ganz besonders beim Personalwechsel des implementierenden Anbieters. Im Projekt hat man bei einem Wechsel größtenteils den Eindruck, man müsste bei Adam und Eva beginnen, um die „Neuen“ ins Projekt zu integrieren.

Compliance und Sicherheit

Viele Branchen haben strenge Compliance-Anforderungen. Dokumentation ist notwendig, um die Einhaltung dieser Vorschriften nachzuweisen. Außerdem trägt sie dazu bei, Sicherheitsrisiken zu minimieren.
Dies gilt besonders bei Themen wie einer Datenmigration. Denn wer hier nicht genau dokumentiert, was mit den Daten passiert ist, kann bei einer Prüfung durchaus sein „blaues Wunder“ in Form von hohen Prüfgebühren des Wirtschaftsprüfers, erleben.

Geschäftsprozesse dokumentieren, aber wie?

Um solche Schwierigkeiten zu vermeiden, sollten Unternehmen von Anfang an auf eine umfassende Dokumentation ihrer Digitalisierungsprojekte setzen:

Projektbeschreibung und Projektziele

Erstellen Sie eine Projektbeschreibung und dokumentieren Sie die Ziele des Projekts und die erwarteten Ergebnisse. Dies schafft Klarheit über den Zweck des Projekts.

Lasten- und Pflichtenhefte

Ein Digitalisierungsprojekt ohne Lasten oder Pflichtenheft ist eigentlich undenkbar, aber unter dem Deckmantel der Agilität (siehe meinen Blog-Beitrag) versucht manch ein Anbieter dies unter den Tisch zu kehren und der Anwender findet es auf den ersten Blick sehr verführerisch.
Dieser Verführung sollte man aber nicht erliegen. Denn dann zieht man ganz sicher den Kürzeren 😉

Prozessbeschreibungen

Ob nun mit MS-Visio® und Co. oder in einer anderen Form. Die SOLL-Prozesse sind eine wichtige Dokumentation, um mit Ihrem Projekt das Ziel zu erreichen. Gut visualisiert, sind diese oft für alle Beteiligten sehr hilfreich und dienen dazu, den Erfolg durch eine nachweisbare Umsetzung sicherzustellen.

Architektur und Design

Beschreiben Sie die technische Architektur und das Design im Detail. Dies erleichtert die spätere Wartung und Skalierung.

Schritt-für-Schritt-Anleitungen

Erstellen Sie Anleitungen für die Installation, Konfiguration und Wartung. Diese dienen als wertvolle Ressource für das Team.

Code-Dokumentation

Kommentieren Sie den Code ausführlich, um zu erklären, wie verschiedene Teile der Software funktionieren. Dies hilft bei der Fehlerbehebung und Erweiterung.

Meetings mit Aufgaben und Entscheidungen

Dokumentieren Sie Meeting mit den Anwesenden, den Themen, Entscheidungen und resultierenden Aufgaben und kontrollieren Sie diese danach.

Lessons Learned

Halten Sie fest, welche Herausforderungen während des Projekts aufgetreten sind und wie sie bewältigt wurden. Dieses Wissen kann zukünftigen Teams zugutekommen.

Im Workshop super, aber als dauerhafte Dokumentation eher ungeeignet

Ohne die richtigen Tools wird eine Dokumentation mühsam und ineffizient

Weder ein weißes Blatt Papier noch eine leere MS-Word® Seite sind geeignet Dokumentationsmittel.
Für alles sollte es geeignete Vorlagen und Speichermedien geben.
Ob nun in MS-Sharepoint® im Projektmanagement Tool oder eigenen Dokumentenmanagement.
Für Handbücher gibt Software oder Tools und für Protokolle, Abnahmen etc. sollten immer Vorlagen vom Anbieter oder Berater vorhanden sein.

Den richtigen Zeitpunkt zur Dokumentation wählen

Wenn das Meeting vorgestern war, ist es zu spät. Wer dokumentiert, sollte das immer an Ort und Stelle tun. Im Idealfall ist die Doku fertig, bevor alle das Meeting verlassen. Geht nicht immer, aber sollte auf jeden Fall ein Ziel sein.

Wiederfinden will organisiert sein

Toll, wenn man alles dokumentiert hat, aber nichts von dem findet, wenn man es denn wirklich braucht.
Deswegen ist es sinnvoll hier Strukturen zu schaffen, die auch ein Wiederfinden ermöglichen. Warum hat man sich ansonsten all die Arbeit gemacht?

Nachschauen nicht vergessen

Wer, wie ein Weltmeister dokumentiert hat, entweder keinen Bedarf das ganze anzuschauen, weil alles so toll lief (eher seltener der Fall) oder einfach vergessen, dass diese Dokumentation existiert.
Ein Lastenheft ist meist das allerbeste Beispiel hierfür, denn die Anbieter freuen sich ganz besonders, wenn man das im Projekt vergisst und dann eine Abnahme macht. Keine, ganz so gute Idee!

Bitte mal schnell die Doku vom Workshop finden. Viel Spaß!

Fazit

Dokumentation ist kein nachträglicher Gedanke, sondern ein integraler Bestandteil jedes Digitalisierungsprojekts. Es kann den Unterschied zwischen einem erfolgreichen Projekt und einem teuren Fiasko ausmachen. Wer sein Digitalisierungsprojekt nicht dokumentiert, riskiert nicht nur den Verlust von Wissen, sondern auch wertvolle Chancen und Ressourcen.

In der heutigen dynamischen Geschäftswelt ist es unerlässlich, in die Zukunft zu planen. Und eine sorgfältige Dokumentation ist der Schlüssel, der die Tür zu diesem Erfolg öffnet – sowohl in Zeiten der Stabilität als auch in unerwarteten Ernstfällen.

Denn am Ende wollen doch die Anwenderunternehmen die „besseren Karten“ haben, wenn es im Streitpoker darum geht wer Schuld hat und wer dann die damit verbundenen Kosten und Aufwände trägt.
Wer gut dokumentiert, gewinnt in diesem Pokerspiel immer!

Wem meine Blog-Artikel gefallen und wer selber von meinem Wissen und Erfahrung im eigenen Digitalisierungsprojekt profitieren will, der sollte ganz schnell einen kostenfreien Ersttermin vereinbaren. Zur Terminanfrage geht’s hier in Link.

Details zu vielen dieser Themen finden Sie übrigens auch in meinem Buch „Digitalisierung in Industrie, Handel und Logistik“ hier im Link.

„Wer schreibt, der bleibt“ und gewinnt im Digitalisierungspoker!

Bildquellen: Shutterstock und Unsplash