Aufgabenmanagement by Excel® oder Outlook® ist keine Option!

Oder die Schlüsselrolle effizienten Aufgabenmanagements in Digitalisierungsprojekten (und auch anderen)

In der Ära der Digitalisierung haben Projekte, die darauf abzielen, Unternehmen digital zu transformieren, eine entscheidende Bedeutung erlangt. Diese Digitalisierungsprojekte bringen nicht nur technologische Veränderungen mit sich, sondern auch eine Neuausrichtung von Prozessen, Denkweisen und strategischen Zielen.

In diesem Blog werden wir genauer untersuchen, warum effizientes Aufgabenmanagement in Digitalisierungsprojekten eine nicht verhandelbare Anforderung ist und wie leistungsstarke Tools diesen Prozess unterstützen müssen.

Ist es wirklich so einfach? Im Grunde schon, aber wie?

Ich bin immer wieder erstaunt, wie angeblich doch so erfahrene Implementierungspartner mal wieder als Schuster die schlechtesten Schuhe anhaben.

Dies auch so im Bereich des Aufgabenmanagements. Denn hier gilt es, z.B. bei einer ERP Einführung in einem 250 Mitarbeiter Unternehmen, am Ende ggf. Hunderte, wenn nicht gar Tausende von Aufgaben zu managen.
Da fragt man sich, wie dieser Partner auf die Idee kommt, diese Aufgabe via Excel® Tabellen oder gar E-Mails zu managen. Besonders auch dann, wenn er einem gerade noch ein Projektmanagement Tool aus seinem Portfolio verkauft hat, es aber selber nicht einsetzen will.

Aber, schauen wir uns doch mal die Anforderungen erst einmal an:

Komplexität der Transformation

Digitalisierungsprojekte sind häufig äußerst komplex. Sie involvieren viele Abteilungen und die dort arbeitenden Menschen, sowohl intern als auch extern.
Geschäftsführung, Projektleitung, Key-User, User, Entwickler, die Liste ist lang.
Da wäre ein gutes Aufgabenmanagement schon angebracht, denn ohne ein strukturiertes Aufgabenmanagement kann die Komplexität zu Verwirrung und Verzögerungen und letztendlich Mehrkosten führen.
Geeignete Tools helfen, Aufgaben zu organisieren, Abhängigkeiten zu visualisieren und den Überblick zu behalten.
Demnach sollte die Transparenz im Projekt, was Aufgaben angeht, ein kritisches Kriterium sein.

Agilität und Anpassungsfähigkeit

Die digitale Landschaft ist dynamisch und unterliegt ständigem Wandel. Agilität ist entscheidend, um auf neue Herausforderungen und Chancen schnell reagieren zu können.
Effizientes Aufgabenmanagement ermöglicht es, Prioritäten neu zu setzen, Aufgaben umzuverteilen und den Projektplänen flexibel anzupassen. Tools bieten die erforderliche Flexibilität, um die Agilität in Digitalisierungsprojekten zu fördern. Mit Excel® und E-Mail geht das nicht.

Kollaboration über Grenzen hinweg

Digitalisierungsprojekte ziehen oft Mitarbeiter aus verschiedenen Abteilungen oder sogar externe Partner hinzu. Hier spielt Kollaboration eine zentrale Rolle. Leistungsfähige Aufgabenmanagement-Tools bieten Funktionen wie gemeinsame Aufgabenlisten, Diskussionsthreads und Echtzeit-Updates, um die Zusammenarbeit über geografische und organisatorische Grenzen hinweg zu erleichtern.
Ziel sollte es immer sein, dass alle Beteiligten alles relevante Wissen um, in deren Entscheidungsrahmen, auch selbige treffen zu können.

Aufgaben zu formulieren will gelernt sein

Wer sich denkt, dass es doch einfach ist eine Aufgabe zu formulieren, der sollte nochmals nachdenken. Schließlich haben die meisten nicht gelernt, wie man dies tut. Ein Ziel zu definieren, die Aufgabe in Kern zu beschreiben und den erwünschten Erfolg zu definieren ist nicht trivial.
Eine detailliert beschriebene Aufgabe bedeutet, das Maß an Detaillierungsgrad zu erkennen, keine Romane in Prosa zu schreiben oder derart kurze Anforderungen zu erstellen, dass niemand versteht, was man eigentlich will.
Deswegen sollte man die Form der Formulierung, den Detaillierungsgrad etc. tatsächlich vorgeben und mit den Beteiligten abstimmen, bevor man sie loslaufen lässt, um mehr zu schaden als zu helfen.

Fühlen Sie sich auch von den Projekt-Aufgaben erschlagen?

Ohne Termin geht nichts

Sehr oft wird vergessen, Aufgaben mit realistischen Terminen zu versehen. „Mach das bald“ reicht halt nicht aus, denn die Definition von „bald“ ist doch sehr interpretationsfähig.
Deswegen sollte eine strikte Regel beim Aufgabenmanagement sein, steht jede Aufgabe mit einem eindeutigen Termin zu versehen.
Wie sonst soll man die Fertigstellung, auch automatisiert überwachen. Versuchen Sie das mal in Excel® oder mit E-Mails. Sie werden garantiert daran verzweifeln.

Wer ist eigentlich verantwortlich?

Jede Aufgabe sollte einen klaren Verantwortlichen haben, der dafür einsteht, diese auch fristgerecht zu erledigen.
Manch Einer tendiert dazu, Aufgaben einer Gruppe zuzuordnen oder gleich mehrere Mitarbeiter damit zu verbinden. Dies führt, in der Regel, entweder dazu, dass sich keiner verantwortlich fühlt oder immer nur der Gleiche die Verantwortung übernimmt. Ob der Gleiche auch der Beste ist, steht auf einem anderen Blatt.
Auch sollte man bei der Zuordnung berücksichtigen, ob die Person überhaupt die Aufgabe bewältigen oder sich im Bedarfsfall die entsprechende Unterstützung organisieren kann.

Zuordnung zum Projektplan

Wilde „Aufgaben-Erstellerei“ ist nicht besonders zielführend. Deswegen ist es unabdingbar, die Aufgaben einem bestimmten Teil im Projektplan zuzuordnen. Ob man das Agil einem „Sprint“ zuordnet oder im „Wasserfall-Prinzip“ einem Projektschritt ist egal, solange man dadurch erkennen kann, wie es denn mit den Aufgaben steht und ob das übergeordnete Ziel frist- und qualitätsgerecht erreicht werden kann oder man gerade in Aufgaben überschwemmt wird.

Änderungsmanagement und Nachvollziehbarkeit

Klar, man kann ein Excel auf einer Plattform wie MS-Sharepoint® hochladen und auf Read-only stellen. Man kann den Änderungszugriff via Passwort schützen, oder man kann die gleichzeitige Änderung ebenfalls unterbinden. Das sind aber nur Krücken, den Excel® ist halt nun mal kein Aufgabenmanagement Tool. Irgendwann sollte das jeder kapiert haben.

Über E-Mails in Outlook® und Co. wollen wir gar nicht erst diskutieren. Das ist, aus meiner Sicht, reine Zeitverschwendung, denn das Hin- und Hersenden von Aufgaben via-Mail ist vergleichbar mit „Management by Pingpong“. Irgendwann gewinnt einer, aber nicht das Projekt.

„Manuell“, durch das Eintragen von Werten wie „geändert am, von“ kann man vergessen. Jeder will das, aber am Ende macht es eh keiner.

Fazit

Wer die Komplexität der gerade beschriebenen Aufgabenstellungen erkannt hat, dem ist klar, dass „Aufgabenmanagement by Excel® oder Outlook ®“ keine Option sein darf, denn die Realisierung eines erfolgreichen Digitalisierungsprojekts erfordert mehr als nur die Einführung neuer Technologien – es erfordert eine strukturierte Herangehensweise und ein effizientes Aufgabenmanagement.

In einer Zeit, in der der Wandel die einzige Konstante ist, sind gut gewählte Tools das Rückgrat für den Projekterfolg. Sie fördern Agilität, Kollaboration, datenbasierte Entscheidungsfindung und Transparenz, die für das Gelingen von Digitalisierungsprojekten unerlässlich sind. Unternehmen, die in leistungsstarke Aufgabenmanagement-Tools investieren, legen den Grundstein für eine reibungslose und erfolgreiche Transformation in die digitale Zukunft.

Wer wissen will, welche Tools im eigenen Projekt geeignet sind, eine Analyse benötigt, warum es im Projekt mit dem Aufgabenmanagement nicht klappt und wie es erfolgreicher wird oder sich im Projekt als Coach begleiten lassen will, der kann sich gerne mit einem kostenfreien Ersttermin an mich wenden.

Zur Terminanfrage geht’s hier in Link.

Merke: Wer im Aufgabenmanagement scheitert, der scheitert auch im Projekt

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